Microsoft 365 Copilot is coming
Microsoft 365 Copilot está a punto de llegar, pero ¿está lista tu organización? En este artículo, exploraremos los tres principales pasos que puedes seguir para prepararte para la próxima transformación en la forma en que trabajamos.
Desde organizar la información para facilitar su búsqueda, hasta los requisitos clave y la asignación de licencias, te daremos las herramientas necesarias para estar preparado.
Microsoft 365 Copilot utiliza modelos de lenguaje avanzados que interactúan con los datos de tu organización a través de Microsoft Graph, generando experiencias personalizadas con un contexto relevante para agilizar la búsqueda de información necesaria. A medida que nos sumergimos en los detalles, descubrirás cómo Copilot puede ayudarte a ponerte al día con la información que has pasado por alto y cómo puede escribir nuevos documentos utilizando contenido relevante de archivos recientes.
Para lograr todo esto, Microsoft 365 Copilot se basa en un sólido sistema de orquestación que integra modelos de lenguaje, Microsoft Graph y las aplicaciones de Microsoft 365.
Preparar la información para la búsqueda
El primer paso para prepararse para Microsoft 365 Copilot es organizar la información de tu organización para facilitar su búsqueda. Si tu organización ya tiene controles de acceso y políticas de información establecidas, tus usuarios solo tendrán acceso a la información que necesitan y nada más.
Si ya estás realizando esto, estás un paso adelante.
En caso contrario, existen herramientas y controles que puedes utilizar para obtener visibilidad sobre cómo se comparte la información. Esto te permitirá implementar controles automatizados para garantizar el nivel adecuado de acceso y evitar compartir en exceso antes de implementar Microsoft 365 Copilot.
Al igual que preparas la información en tu organización para la búsqueda, los mismos principios se aplican a Copilot.
Establecer acceso adecuado a la información
Si dentro de tu organización hay usuarios que tienen acceso a toda o gran parte de la información interna, es probable que, mediante la búsqueda, también tengan acceso a sitios y archivos a los que no deberían acceder.
Just Enought Access
Para resolver este desafío de acceso a la información, se recomienda lograr lo que se conoce como «acceso justo y suficiente» para cada usuario.
Esto significa que si alguien busca algo a lo que no debería tener acceso, simplemente no lo encontrará ni lo obtendrá. Sin embargo, si busca algo necesario para hacer su trabajo y tiene permiso, podrá encontrarlo. Si estás preocupado de que la información interna se comparta demasiado y muchas personas de tu organización tengan acceso a información confidencial, hay acciones que puedes tomar para solucionar esto:
- Utiliza Microsoft Purview’s Information Protection para identificar archivos que contengan información confidencial y aplica controles para limitar su acceso.
- -Realiza auditorías de acceso al contenido compartido en sitios y equipos de Microsoft Teams y SharePoint, y establece restricciones para limitar el descubrimiento de información solo a aquellos que deben tener acceso.
- Emplea herramientas como Microsoft Syntex para encontrar posibles casos de sobrecompartir archivos y aplica controles, como revisiones de acceso al sitio por parte de los propietarios o restricciones de acceso a grupos de seguridad definidos.
- Valida el acceso utilizando la función de búsqueda en el contexto de usuarios con diferentes roles, departamentos o ubicaciones geográficas.
Al lograr el acceso adecuado a la información, mejorarás la protección general de la misma, independientemente de si planeas utilizar Microsoft 365 Copilot ampliamente o no.
Preparar los requisitos previos y asignar licencias
El segundo paso para prepararte para Microsoft 365 Copilot es asegurarte de tener los requisitos previos adecuados y asignar las licencias necesarias.
Puedes utilizar la nueva guía de configuración de Microsoft 365 Copilot, disponible en el centro de administración de Microsoft 365, para ayudarte con ambos aspectos. La guía te mostrará qué aplicaciones y servicios necesitas tener en su lugar para tener la experiencia completa de Copilot, así como las licencias adecuadas de Microsoft 365 Enterprise, que incluyen el acceso a Microsoft 365 Apps for Enterprise y Experiencias Web, una cuenta de trabajo en Azure Active Directory, archivos en OneDrive, la nueva aplicación Outlook para correo electrónico, aplicaciones de Microsoft Teams en todas las plataformas y la nueva experiencia de Microsoft Loop y Semantic Index for Copilot. Puedes encontrar una lista completa de los requisitos previos y las aplicaciones admitidas aqui
El tercer paso consiste en asignar las licencias de Microsoft 365 Copilot a los usuarios.
Esto también se puede hacer desde la guía de configuración. En la sección de Licencias, verás una lista de las licencias disponibles de Microsoft 365 Enterprise y Microsoft 365 Copilot que puedes asignar desde allí. Ten en cuenta que los usuarios a los que les asignes licencias de Microsoft 365 Copilot también necesitarán licencias de Microsoft 365 Enterprise.
Puedes hacerlo desde esta misma guía o utilizar el centro de administración de Microsoft 365 u otros enfoques de asignación de licencias que utilizarías para cualquier otro servicio de Microsoft 365.
Contribuir al éxito de la implementación: adopción, adopción y mas adopción
Una vez completados estos tres pasos clave para Microsoft 365 Copilot, como administrador puedes realizar acciones adicionales para contribuir a una implementación exitosa, al igual que lo harías al implementar otras aplicaciones y servicios nuevos. Establecer un centro de excelencia donde los usuarios internos puedan compartir sus experiencias y hacer preguntas es una excelente manera de identificar y trabajar con defensores internos a medida que implementas cualquier nuevo servicio o conjunto de capacidades. Permitir que las personas compartan lo que les está funcionando mejor, como los comandos y detalles que pueden usar para generar contenido y respuestas de alta calidad con Copilot, puede ayudar en gran medida a impulsar una mejor adopción y resultados, además de fomentar una comunidad interna sólida.
Estos son solo algunos de los pasos que puedes seguir como administrador para prepararte para la próxima transformación en la forma en que trabajamos con Microsoft 365 Copilot.
Referencias:
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